Στην φάση της διαβούλευσης με τους εμπλεκόμενους φορείς εισέρχεται το θέμα της μεξέλιξης και του εκσυγχρονισμού των ΔΗ.ΠΕ.ΘΕ., 26 χρόνια μετά την ίδρυσή τους, με σκοπό να προκύψει το νέο σχήμα που θα ανταποκρίνεται στις σύγχρονες ανάγκες των παραστατικών τεχνών, σύμφωνα με επιστολή που επέστειλε το ΥΠΠΟΤ στους καλλιτεχνικούς διευθυντές και προέδρους των Δημοτικών Περιφερειακών Θεάτρων με θέμα την υποβολή διοικητικού και οικονομικού απολογισμού, την αποτύπωση της σχέσης του θεάτρου με την πόλη και προτάσεις για την εξέλιξη του θεσμού.
Όπως αναφέρεται χαρακτηριστικά στο κείμενο της επιστολής : " Τα Δημοτικά Περιφερειακά Θέατρα ιδρύθηκαν, στα μέσα της δεκαετίας του 1980, με σκοπό την ανάπτυξη και τη διάδοση του θεάτρου στην περιφέρεια, με τη συμμετοχή των δήμων και τη στήριξη του Υπουργείου Πολιτισμού. Είναι κοινή διαπίστωση ότι τα τελευταία χρόνια ο θεσμός των ΔΗΠΕΘΕ παρουσιάζει μια, από κάθε άποψη, πτωτική πορεία. Γεγονός που δημιουργεί σοβαρό προβληματισμό ως προς το κατά πόσον τα ΔΗ.ΠΕ.ΘΕ., υπό τη σημερινή τους μορφή, μπορούν να ανταποκριθούν αποτελεσματικά στην αποστολή τους. Ενόψει αυτού, καθώς και της νέας διοικητικής δομής της χώρας που επέφερε ο «Καλλικράτης», το Υπουργείο Πολιτισμού και Τουρισμού θεωρεί επιβεβλημένη την επανεξέταση του πλαισίου λειτουργίας των ΔΗ.ΠΕ.ΘΕ. Αυτό προϋποθέτει ένα συνολικό απολογισμό του θεσμού."
Σύμφωνα με την επιστολή του ΥΠΠΟΤ έως τις 4 Μαρτίου θα πρέπει να αποσταλεί τόσο ένας καλλιτεχνικός απολογισμός του θεάτρου καά την τελευταία τριετία ( αριθμός παραγωγών , μετακλήσεων, περιοδείες, καταγραφή ρεπερτορίου και εισιτήρια) αλλά και ένας οικονομικός απολογισμός με στοιχεία που αποτυπώνουν την σημερινή κατάσταση του οικείου ΔΗ.ΠΕ.ΘΕ (οφειλές, ανελαστικές δαπάνες, αριθμός εργαζομένων, έσοδα, έξοδα).
Επίσης το επόμενο διάστημα το ΥΠΠΟΤ αναμένεται να οργανώσει μια ημερίδα , στο πλαίσιο της οποίας οι καλλιτεχνικοί διευθυντές και πρόεδροι των Δημοτικών Περιφερειακών Θεάτρων θα έχουν την ευκαιρία να καταθέσουν τις σκέψεις και τις προτάσεις τους για την κατεύθυνση που θα πρέπει να πάρει ο θεσμός.
Αναλυτικά η λίστα για στοιχεία απολογισμού του θεσμού:
Α. Διοικητικός απολογισμός/ οικονομικά στοιχεία
-Έσοδα: εισιτήρια, επιχορηγήσεις δήμου, ΥΠΠΟΤ, χορηγίες, δωρεές, ευρωπαϊκά προγράμματα
-Έξοδα: αμοιβές εργαζομένων ανά ειδικότητα, καλλιτεχνικών διευθυντών, έξοδα παραγωγής, αμοιβές συντελεστών, λοιπά
-Σχέση ανελαστικών δαπανών και παραγωγής (σε αριθμητικά ποσά και ποσοστιαία αναφορά)
-Σχέση ιδίων εσόδων/ επιχορήγησης (σε αριθμητικά ποσά και ποσοστιαία αναφορά)
-Χρέη του θεάτρου
Β. Καλλιτεχνικός απολογισμός
-Καλλιτεχνική δραστηριότητα τα τελευταία 3 χρόνια (καταγραφή ρεπερτορίου)
-Αριθμός παραγωγών/ αριθμός μετακλήσεων/ συνεργασίες με φορείς εξωτερικού
-Λοιπές δραστηριότητες (θεατρικά εργαστήρια, επιμορφωτικές δραστηριότητες, λοιπές εκδηλώσεις)
Γ. Το θέατρο στην πόλη
-Τι υποδομές υπάρχουν;
-Ποια η σχέση του θεάτρου με την τοπική κοινωνία; Συνδέθηκαν με αυτήν; Στηρίχθηκαν από αυτήν;
Δ. Επισήμανση προβλημάτων και προτάσεις για την εξέλιξη του θεσμού
-Διοικητικά προβλήματα
-Καλλιτεχνικός προσανατολισμός θεάτρων.
